W XXI wieku modna staje się konsolidacja produktów i usług, poczynając od kredytów, poprzez usługi cyfrowe dla gospodarstw domowych, aż po specjalistyczne usługi medyczne. Po co bowiem nawiązywać współpracę z wieloma kontrahentami świadczącymi pojedynczą usługę, skoro można to zrobić z jednym podmiotem mającym w swoim portfolio kompleksową gamę usług. Dlaczego w takim razie nie skorzystać z profesjonalnej konsolidacji usług skierowanych do konkretnych branż? W rzeczywistości, im bardziej skomplikowane otoczenie prawne wokół firmy, tym większe są możliwości eksportu przynajmniej części zadań administracyjnych na zewnątrz firmy. W przypadku firm transportowych są to…

… - dla laików bardzo skomplikowana materia. Mając firmę transportową stajemy przed dylematem – kupić program czy zdecydować się na outsourcing? Program wiąże się z opłatami licencyjnymi oraz szybko rosnącymi kosztami pracowniczymi. Zatrudniona osoba zmuszona jest stale aktualizować swą wiedzę oraz, co najważniejsze, jest odpowiedzialna za prawidłowość wyliczeń. Drugim wspomnianym rozwiązaniem jest zlecenie pracy przy naliczaniu pensji kierowcy, analizie naruszeń i rozliczaniu delegacji wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Pamiętajmy, że obecnie rozliczenia czasu pracy kierowców muszą być zgodne nie tylko z przepisami krajowymi, lecz również zagranicznymi, dotyczącymi tamtejszych płac minimalnych. Firma rozliczająca powinna przeanalizować i zoptymalizować obowiązującą w firmie dokumentację kadrowo-płacową, dzięki czemu przedsiębiorca może ograniczyć zbędne koszty pracownicze nawet o 30%.

… – na obecnym rynku pracy coraz trudniej znaleźć kompetentną kadrową za rozsądne wynagrodzenie. Firmy powoli stają się skazane na usługi zewnętrznych firm świadczących obsługę kadrowo-płacową. Wiąże się to z koniecznością dostarczania do zewnętrznego biura dokumentów, na podstawie których są naliczane wynagrodzenia pracownicze. Na szczęście usługa ta coraz częściej wykonywana jest zdalnie, dzięki czemu oszczędzamy czas i pieniądze.

… – dla wielu, zwłaszcza mniejszych firm, zatrudnienie księgowej na pełen etat jest sprawą wręcz nieosiągalną. Olbrzymie koszty pracownika w stosunku do ilości jego pracy w firmie, wysoce odbiegają od przychodów oraz mediany wynagrodzeń wypracowanej w przedsiębiorstwie. Istotne jest, by znaleźć placówkę działającą sprawnie i zatrudniającą doświadczonych ludzi. Współpracując z biurem rachunkowym należy tylko w odpowiednim czasie dostarczać dane źródłowe, by w terminie zostały naliczone zaliczki z tytułu podatku dochodowego oraz podatek VAT. Ważne, aby osoba obsługująca danego klienta, rozumiała specyfikę działalności. W inny sposób prowadzi się kadry lub księgowość małego sklepu spożywczego, a inaczej rozlicza się działalność np. start-upu oferującego innowacyjny produkt. Zasadniczo w przypadku pracowników administracyjnych, takie biura radzą sobie dobrze, o tyle w przypadku np. kierowców, występują częste problemy związane ze specyfiką tego zawodu. Nie mniej istotne są kwalifikacje personelu – warto sprawdzić, czy księgowi, którzy mają zająć się firmową dokumentacją finansową lub też już się nią zajęli, posiadają doświadczenie i odpowiednie uprawnienia.

Przedsiębiorcy często stają przed wyborem nie polegającym na tym czy skorzystać z firmy zewnętrznej, ale którą tego typu firmę wybrać i na jakiej podstawie. Najważniejszym czynnikiem, który powinien przyświecać przedsiębiorcy jest stosunek ceny do jakości, dlatego warto dobrze rozejrzeć się na rynku, zanim rozpoczniemy współpracę z którymś usługodawcą. Na co więc zwrócić uwagę? Zakres usługi rozliczania czasu pracy kierowców – ważne, aby obsługa była kompleksowa i odciążała firmę transportową z jak największej ilości czynności związanych z realizacją. Oprócz zakresu współpracy istotna jest terminowość usługodawcy. W przeciwnym wypadku firma rozliczana może popaść w tarapaty. Równie ważne jest doświadczenie partnera biznesowego i jego opinia. Warto zweryfikować jak długo firma funkcjonuje oraz czy posiada rekomendacje firm liczących się na rynku. Można zaobserwować wiele modeli współpracy biznesowej. Według mnie, najważniejsze jest indywidualne podejście do Klienta. Po obu stronach są przecież ludzie i zawsze jest szansa na porozumienie. Kluczowym będzie tutaj fakt posiadania indywidualnego opiekuna Klienta, który zna specyfikę firmy i jest na bieżąco ze wszystkimi ustaleniami i etapami współpracy. Klient powinien wiedzieć do kogo ma kierować wszelkie zapytania i gdzie zasięgać rady. Dobrze, gdy kadra firmy, z którą planujemy współpracę jest liczna i doświadczona, ponieważ nawet w razie wypadków losowych, nasze interesy są należycie zabezpieczone. Wiąże się to również z koniecznością zweryfikowania polisy ubezpieczeniowej biura rozliczeń oraz biura rachunkowego – tak, aby w razie błędu spowodowanego „czynnikiem ludzkim” zaoszczędzić sobie niepotrzebnego stresu. Przedsiębiorca zlecający jednemu podmiotowi rozliczenie czasu pracy kierowców, a następnie przekazujący te dane do odrębnego biura rachunkowego, musi w pierwszej kolejności dostarczyć komplet danych źródłowych do firmy rozliczającej. Kolejno otrzymane rozliczenie przekazuje do biura rachunkowego. Wiąże się to wszystko z „gorącym okresem” trwającym w firmie od początku każdego miesiąca, kiedy to trzeba pobrać dane z kart kierowców, aż do 25 dnia miesiąca kiedy to trzeba naliczyć podatek VAT. Jeszcze więcej problemów może wystąpić, kiedy sprawami kadrowymi zajmuje się jeden podmiot, a księgowymi drugi. Osoby pracujące w różnych firmach i miejscach, muszą współpracować ze sobą za pomocą kanałów elektronicznych, co nie zawsze jest proste i komfortowe, a od klienta wymaga dużego zaangażowania lub udzielenia szeregu upoważnień. Właściciel firmy zamiast zajmować się sednem swojej działalności, organizacją przewozów czy zaznajamianiem się z bieżącymi zagadnieniami transportowymi, musi głównie pilnować firmowej administracji.

Dlatego warto zastanowić się nad zleceniem pełnej obsługi jednemu zewnętrznemu podmiotowi zajmującemu się współpracą z firmami transportowymi, któremu trzeba tylko dostarczyć dane źródłowe, takie jak np. pliki z kart kierowców, informacje o urlopach oraz skany faktur i pozostałych dokumentów finansowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym, że wszystkie te czynności można zrobić za pomocą komputera, takie rozwiązanie oszczędza czas oraz nerwy przedsiębiorcy – zamiast biegać od jednego biura do drugiego, otrzymuje on kompletną obsługę w jednym miejscu. Połączenie rozliczania czasu pracy kierowców oraz kadr i płac, umożliwia wykonanie głębszej analizy pod kątem optymalnego rozliczenia kosztów związanych z utrzymaniem takiego pracownika. Działania te są oparte na wewnętrznym systemie, co umożliwia szybką i celną reakcję w razie potrzeby. Poprzez wspólne funkcjonowanie działów rozliczeń oraz kadr i płac, eksperci z tego drugiego specjalizują się w obsłudze firm transportowych oraz ich kierowców, co daje im ogromną przewagę nad innymi biurami, gdzie taka korelacja nie występuje. Ta wiedza ma również swoje odzwierciedlenie w podejściu do spraw kontroli w firmach. Wynika to z faktu, że firmy transportowe są znacznie częściej kontrolowane niż przedsiębiorstwa z innych branż. W związku z tym biuro specjalizujące się w rozliczeniach kierowców, znacznie lepiej przygotuje klienta do ewentualnej kontroli. Ważna będzie tutaj również czynna reprezentacja klienta, co często bywa niezbędne w sytuacjach stresowych. Co więcej, w przypadku gdy firma będzie miała jakieś uchybienia, istotne jest prawo do składania odwołań od nałożonych kar administracyjnych. Należy z niego korzystać i walczyć o swoje pieniądze. Bardzo pomocne są tutaj firmy rozliczające, świadczące tego typu usługi.
***
SRW Sp. z o.o. oraz Biuro Rachunkowe SRW Sp. z o.o., jako podmioty wyspecjalizowane w obsłudze firm z branży TSL w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców, naliczania wynagrodzeń i obsługi księgowej, oferują swoje wieloletnie doświadczenie oraz niezawodność. Dzięki wypracowanym strukturom działania, kooperacja między poszczególnymi działami w firmach jest sprawna i realnie oszczędza czas Klienta.

Kacper Gołubowski, ekspert SRW