• Odzyskiwanie należności jest normalnym procesem biznesowym.
• Działania windykacyjne należy uruchamiać jeszcze przed terminem wymagalności.
• Relacje z klientami są ważne, ale gotówka jest równie ważna.
• Procesy windykacyjne powinny być prowadzone według z góry zaplanowanej ścieżki.

Z perspektywy zarządzania należnościami każda firma z branży TSL jest podobna do każdego innego podmiotu świadczącego usługi, produkującego dobra czy prowadzącego działalność handlową. Firma transportowa wykonuje usługi przewozowe na rzecz swoich klientów, którym - po spełnieniu odpowiednich warunków - wystawia faktury. Tak jak tysiące innych przedsiębiorców, ma w gronie swoich klientów podmioty rzetelne, które płacą swoje zobowiązania w terminie oraz takie, które z różnych powodów płatności odwlekają lub nawet nie zamierzają dokonać ich wcale. O ile pierwsza grupa nie wymaga żadnych szczególnych działań poza bieżącym monitoringiem płatności, o to druga wprost przeciwnie. W tym przypadku konieczne jest wdrożenie odpowiednich procedur związanych z odzyskiwaniem należności.

Opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów podmiotów działających w branży TSL wynikają zazwyczaj z tych samych powodów, co w pozostałych sektorach gospodarki. Często ich powody są prozaiczne - roztargnienie, zapominanie czy zagubienie dokumentów. Czasem jest to efekt świadomego działania, które wynika bądź z konieczności „oszczędności” i kumulowania pieniędzy u dłużnika na inne wydatki, np. zapłatę wynagrodzeń własnym pracownikom lub uregulowanie zaległości wobec organów skarbowych. Zdarza się, że powodem jest brak gotówki na bieżące regulowanie kosztów lub wręcz stanie na krawędzi upadłości i całkowita utrata płynności finansowej. Można powiedzieć, że w takich przypadkach opóźnienia nie są przejawem złej woli ze strony klienta, a raczej wpływu bieżącej sytuacji na jego możliwości płatnicze.
Z drugiej strony spotkać można takich klientów, którzy rozmyślnie odwlekają termin uregulowania należności licząc na to, że po prostu nikt nie będzie ich skłaniał do zapłaty. Są też tacy, którzy w ogóle nie zamierzają płacić, rozmyślnie narażając firmę transportową na straty. Operacja odzyskania takich należności jest trudna i czasochłonna i w wielu przypadkach kończy się niepowodzeniem. Aby uniknąć tego typu sytuacji, warto wdrożyć w swojej firmie odpowiednie procedury, które nie tylko odpowiednio będą dyscyplinować dłużników do spłaty zobowiązań, ale także zapobiegną nawiązywaniu współpracy z takimi podmiotami, o których wiadomo, że charakteryzują się bardzo niską dyscypliną płatniczą.

Każda firma zabiega o swoich klientów. Dobre relacje z nimi są podstawą działalności handlowej i usługowej. Niestety postrzeganie swoich odbiorców wyłącznie z perspektywy jak najlepszych stosunków biznesowych może prowadzić do sytuacji, w której toleruje się niepłacenie przez nich zobowiązań. W Polsce niestety ciągle pokutuje przekonanie (i to niezależnie od branży), że upominanie się u swojego klienta o zapłatę za fakturę jest pewnego rodzaju nietaktem i niegrzecznością, a późniejsze wdrożenie procedur windykacyjnych - działaniem nieetycznym czy wręcz wrogim. Z badań dotyczących dyscypliny płatniczej i czynników, które na nią wpływają wynika, że kolejność spłaty zobowiązań przez dłużników zależy od stopnia zagrożenia sankcją, którą może wdrożyć wierzyciel. Jeśli dostawca usług (w tym przypadku firma transportowa) w swoich relacjach z klientem dbać będzie wyłącznie o jego, a nie swoje dobro („chcę żeby klient był zadowolony, więc zrealizuję usługę na czas i grzecznie, po cichutku będę czekać na pieniądze, byleby się nie obraził”), to najczęściej oznacza to, że nie będzie aktywnie windykować kontrahenta za niezapłacone faktury. Ten natomiast - nie czując presji ze strony dostawcy usług - nie będzie czuć się także zobowiązany do szybkiej za nie zapłaty. Wie bowiem, że wierzyciel będzie się bał dzwonić czy pisać w sprawie niezapłaconych faktur, by nie zepsuć relacji. Taka sytuacja jest jednak nie do zaakceptowania. Klient pozostaje klientem i warto o relacje dbać. Natomiast skoro usługa została na jego rzecz wykonana, to jest zobowiązany do zapłacenia na nią w uzgodnionych terminach i domaganie się tego nie powinno być traktowane jako coś, co podkopuje wzajemne relacje. Jeśli kontrahent w ten sposób podchodzi do wzajemnych relacji, to warto się zastanowić, czy współpraca z nim na pewno w długim terminie będzie korzystna, choćby z punktu widzenia strat związanych ze zwłoką w płatnościach lub nieodzyskanymi należnościami.

Sposób, w jaki firma ma traktować swoich dłużników, powinien być w miarę precyzyjnie określony i ubrany w mniej lub bardziej sformalizowane procedury. Doświadczenie jednak wskazuje, że wielu przedsiębiorców zamiast planować swoje działania w tym obszarze, podejmuje je najczęściej w sposób chaotyczny i nieuporządkowany. Zdarza się, że w różny sposób traktują swoich klientów w zależności od stopnia zażyłości i bliskości relacji - znam go blisko, jest dla mnie ważny, lubię go, więc jestem bardziej pobłażliwy. To sprawia, że działania windykacyjne podejmowanie są zbyt późno lub wcale Niektórzy przedsiębiorcy odzyskują swoje należności wyłącznie akcyjnie, np. wówczas gdy sami odczuwają brak gotówki lub tracą płynność. O wiele prostsze i skuteczniejsze byłoby wcześniejsze określenie ścieżki windykacyjnej i zaplanowanie na niej tempa i typu działań, które powinny być podejmowane w stosunku do nierzetelnych kontrahentów. Pierwszy kontakt z dłużnikiem może być zwykłym (wysyłanym mailem lub SMS-em) przypomnieniem o zbliżającej się płatności za usługę – „Dzień dobry, za 3 dni mija termin płatności za fakturę 12345, prosimy o zapłatę w terminie”. Kolejnym oddziaływaniem może być wysłanie informacji o tym, że właśnie minął termin płatności. W wachlarzu oddziaływań są jeszcze pisma i telefony, za których wysyłkę i wykonywanie odpowiedzialny powinien być wyznaczony do tego pracownik. Ponaglenia elektroniczne – sms-y i maile powinny przeplatać się z listami i telefonami. W kolejnych przekazach powinny być podawane coraz bardziej stanowcze ostrzeżenia i zapowiedzi sankcji. Wystawienie długu na sprzedaż na internetowej giełdzie wierzytelności, zgłoszenie dłużnika do jednego biur informacji gospodarczej czy oddanie sprawy do sądu i/lub komornika - to argumenty o dużej sile oddziaływania. Dzięki systematycznym i różnorodnym oddziaływaniom, rośnie prawdopodobieństwo spłaty. Działania windykacyjne są normalnym elementem działalności firmy. W żaden sposób nie naruszają zasad życia i relacji między przedsiębiorcami. Usystematyzowanie i - jeśli to możliwe - zautomatyzowanie działań, podniesie skuteczność windykacji.

dr Krzysztof Matela
Prezes zarządu Corsaria S.A.