Czy Ty i Twoja księgowość wiecie na co się piszecie?
W tej publikacji:
- warunki formalne, którym musi odpowiadać poprawnie sformułowane oświadczenie o potrąceniu;
- skutki jakie wywołuje złożenie oświadczenia o potrąceniu;
- sytuacje, w których złożenie takiego oświadczenia może mieć negatywne konsekwencje.

adwokat Mariusz Stankiewicz

Fot. autor

W ramach współpracy gospodarczej, niejednokrotnie na tle różnych zdarzeń faktycznych, strony rozliczają się bezgotówkowo na podstawie oświadczenia o potrąceniu, potocznie zwanego kompensatą.
Choć jest to instytucja stara jak świat, to wydaje mi się, że nigdy będzie dość mówienia o tym, że posługiwanie się nią ma swoje dobre, ale również złe strony. Z pozytywnych aspektów na pewno należy dostrzec, że pozwala na szybkie, bezgotówkowe rozliczenie wzajemnych wierzytelności między podmiotami, które – przynajmniej teoretycznie – są dla siebie wierzycielami i dłużnikami jednocześnie. Można dzięki temu darować sobie np. windykowanie swojego klienta.
Zgodnie z treścią art. 498 § 1 k.c. gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej (art. 498 §2 k.c.)
Dokonywanie tych operacji często pozostawia się księgowym, którzy w naszym imieniu trzymają pieczę na bieżącymi sprawami finansowymi przedsiębiorstwa.
Żeby jednak dokonać skutecznego potrącenia wierzytelności trzeba spełnić szereg ściśle określonych warunków.
Wierzytelności muszą być jednorodzajowe (nie można potrącić wierzytelności pieniężnej z wierzytelnością o wydanie przedmiotu w naturze, np. tony jabłek); wymagalne (podstawione w stan wymagalności - gdy wierzyciel może żądać spełnienia świadczenia przez dłużnika, tj. minął termin zapłaty, a kontrahent został o tym skutecznie powiadomiony bądź jeżeli wierzytelność nie miała oznaczonej daty spełnienia to z terminem określonym w wezwaniu do zapłaty, które dopiero powoduje, że taka wierzytelność jest wymagalna) i wreszcie: „mogą być dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym” – np. nie są przedawnione.
Podkreślam, iż potrącenie uregulowane kodeksowo (art. 498 i nast.k.c.) nie jest jedyną formą rozliczeń pomiędzy podmiotami posiadającymi względem siebie wzajemne wierzytelności. Przepisy kodeksu cywilnego w tym przedmiocie nie mają charakteru norm bezwzględnie obowiązujących (takich nie można zmienić w drodze umowy), zatem kwestię potrącenia strony mogą regulować w drodze umowy dowolnie w granicach art. 3531 k.c. Tylko w przypadku potrącenia opartego na regulacji ustawowej niezbędne jest zaistnienie przesłanek wskazanych w art. 498 § 1 k.c., jak i złożenie przez zainteresowaną osobę oświadczenia o potrąceniu, o którym mowa w art. 499 k.c. Od potrącenia ustawowego odróżnić należy tzw. potrącenie umowne określane też mianem kompensaty, będące wynikiem umowy zawartej w granicach swobody kontraktowania, a które nie jest uwarunkowane szczególnymi wymaganiami art. 498 k.c. To strony ustalają względem siebie zasady dokonywania potrącenia wzajemnych wierzytelności czy to istniejących czy przyszłych umową nieregulowaną przepisami ustawy, której celem jest modyfikacja sposobu wykonania istniejącego zobowiązania (art. 3531 k.c.) – tak w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 6 lutego 2020 r. V AGa 541/18.
Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe (499 k.c.).
Wydawałoby się, że nie ma o czym za bardzo pisać. Prosta instytucja, potrzebna w dynamicznym obrocie prawnym.
To tylko część historii.

Z perspektywy osoby, która zawodowo zajmuje się w prowadzenia procesów sądowych, gdzie spierające się strony przerzucają się różnymi argumentami wiem – choć zabrzmi to jak truizm – że swoje zachowania względem drugiej strony trzeba zawsze przemyśleć; z wyprzedzeniem patrzeć co może przynieść przyszłość we wzajemnych stosunkach; kiedy pojawią się pierwsze objawy zawiązującego się sporu.
Pochopne wysyłanie pism i składanie oświadczeń może nas wpędzić w kłopoty dowodowe. Oczywiście kiedy zawczasu jesteśmy przygotowani, nasze roszczenie nie budzi żadnych wątpliwości, mamy wszystkie dowody i podstawy prawne to żadne dylematy nie powinny nami targać. Niestety takich idealnych scenariuszy praktycznie nie ma.
Zmierzam do tego, że kiedy sytuacja między przedsiębiorcami zaczyna się zaostrzać, zaczyna się generowanie mniej lub bardziej zasadnych roszczeń odszkodowawczych (przybierających formę not obciążeniowych), które potrąca się np. z czyjegoś wynagrodzenia.
Mało kto się zastanawia nad tym w jaki sposób nasze zachowanie zostanie później ocenione. Złożenie oświadczenia o potrąceniu zawiera w sobie (tzw. „niewłaściwe”) uznanie roszczenia naszego przeciwnika.
Przykładowo, uczestniczyłem w procesie sądowym, który zaczynał się dla mnie rutynowo. Dział windykacji mojego klienta – przedsiębiorstwa świadczącego usługi przewozowe i spedycyjne - przekazał mi sprawę dłużnika, który konsekwentnie unikał zapłaty. Dłużnikiem była spółka działająca w charakterze brokera usług przewozowych. Upraszczając nieco sprawę, podmiot ten prowadził platformę internetową, za pośrednictwem której klienci chcący nadać przesyłkę do przewozu mogli wybrać ofertę przewoźnika, który dla danego typu przesyłek przedstawiał najkorzystniejsze warunki. Za płatność za usługi odpowiadał właśnie operator tego portalu. Wyjaśnienie w sądzie mechanizmów działania algorytmów do składania takich zleceń i sposobu obliczania wynagrodzenia jest dosyć ciężkie i w skrajnych przypadkach jest możliwe w obiektywny sposób wyłącznie przez zasięgnięcie opinii biegłego z zakresu informatyki (co zabiera czas i pieniądze). W tym wypadku dłużnik jako linię obrony przyjął kwestionowanie przyjętych parametrów przesyłek, które w konsekwencji przełożyły się na wyższe wynagrodzenia klienta. Twierdził, że przesyłki miały inne wymiary niż to przyjęto w specyfikacjach/listach przewozowych.
To oczywiście nakładało na mnie obowiązek wykazania podstawy obliczenia roszczenia przewoźnika. Podstawy przekonującej dla sądu - dodam. Raczej nie będą tu pomocne wyciągi z wewnętrznych systemów, które przeciętnemu odbiorcy nic nie mówią, a do tego mogą być ze swej natury modyfikowane w dowolny sposób. Takie archaizmy jak protokół z ważenia przesyłki również nie mają zastosowania. Bierna postawa, bez jakiejkolwiek reakcji z mojej strony, mogłaby doprowadzić do tego, że dłużnik uniknąłby w dość prosty sposób obowiązku zapłaty dość pokaźnej kwoty. Popełnił jednak zasadniczy błąd.
Przedstawiciel dłużnika, jeszcze na etapie przedsądowym, odpowiadając na wezwanie do zapłaty napisał dość obszerną wiadomość e-mail. Pośród różnych mniej bądź bardziej interesujących wywodów znaleźć tam można było zdanie kluczowe, które brzmiało mniej więcej tak: „Wasze roszczenie z faktur będzie skompensowane z naszym […]”.
Z tego niepozornego zdania wynikły konkretne skutki, bowiem dłużnik uznał roszczenie z faktur VAT, których później klient dochodził w sądzie. Do tego nie osiągnął skutku umarzającego wzajemne roszczenia, gdyż nie sprecyzował swojej wierzytelności, a zdanie zostało sformułowane w czasie przyszłym niedokonanym.
W tej sytuacji wierzyciel nie musi już wiele robić, bo jeżeli dłużnik chce wykazywać, że roszczenie które uznał, jednak się nie należy albo, że należy się w niższej wysokości, to musi to wszystko wykazać odpowiednimi dowodami. W ten sposób ja jako pełnomocnik nie musiałem już w imieniu swojego klienta udowadniać w jaki sposób przyjęliśmy wszystkie zlecenia przewozowe, jakie były faktyczne parametry przesyłek, i w jaki sposób działają te wszystkie skomplikowane algorytmy. Teraz do pozwany musiał to wszystko zrobić.
Z analogiczną sytuacją będziemy mieli do czynienia, gdy np. odmówimy zapłaty powołując się na to, że doszło do uszkodzenia przesyłki, wystawimy notę obciążeniową, a później złożymy oświadczenie o potrąceniu. Podmiot żądający zapłaty nie musi już nic robić, natomiast my musimy podjąć wysiłek wykazania tej szkody i podstaw odpowiedzialności.
Ujmując sprawę syntetycznie: skoro dokonujesz potrącenia to znaczy, że uznajesz wierzytelność swojego przeciwnika, w przeciwnym wypadku nie zachodziłyby warunki (przesłanki) do skutecznego potrącenia. Pojawiły się oczywiście konstrukcje hybrydowe, tj. warunkowe oświadczenie o potrąceniu, którego działanie sprowadza się do tego, że konsekwentnie zaprzeczamy roszczeniu drugiej strony i odmawiamy jego zaspokojenia, ale na wypadek gdyby jednak sąd uznał, że to roszczenie przysługuje to ja dokonuję w takiej sytuacji potrącenia, bowiem przysługuje mi względem potrącającego jakaś wierzytelność. Z tego co zaobserwowałem to działa to z różnym skutkiem. Tendencja orzecznicza idzie raczej w kierunku uznawania, że tego typu warunkowe oświadczenia nie są skuteczne.
Uznanie roszczenia nie jest co prawda końcem świata, ale zupełnie inaczej nas ustawia na dalszy proces, bo to wtedy my musimy wykazać, że tyle ile uznaliśmy naszym oświadczeniem się nie należy drugiej stronie w ogóle, albo w części. W praktyce bywa to bardzo trudne, bo musimy wejść w buty drugiej strony nie mając dostępu do dowodów, którymi ta z pewnością dysponuje. Nie będzie na pewno wystarczające „zaprzeczenie istnieniu roszczenia drugiej strony tak co do zasady jak i wysokości”, bo to my musimy udowodnić, że coś nie istnieje, albo istnieje w mniejszej wysokości.

Kolejną sprawą o którą trzeba zadbać, to to, by osoba, która w naszym imieniu będzie składała oświadczenia o potrąceniu (np. księgowa, pracownik działu windykacji) byli umocowani do składania takich oświadczeń. Oczywiście jeżeli takiego nie było, to trzeba próbować przekonać sąd, że na zasadzie art. 97 k.c. pracownik zajmujący się określonymi czynnościami w sposób dorozumiany był uprawniony do składania określonych oświadczeń w imieniu przedsiębiorcy. Lepiej jednak wcześniej w umowie o pracę albo na odrębnym dokumencie takiego pełnomocnictwa udzielić.
Prosta sprawa, a może oszczędzić dużo stresu w przyszłości. Prawnicy tylko czekają żeby doszukać się dziury w całym. Z założenia będą kwestionować wszystko co się da.

Następną dość trywialną kwestią jest zadbanie o to, żeby móc udokumentować doręczenie takiego oświadczenia. Z przykrością stwierdzam, że najbardziej pewnym sposobem jest nadanie przesyłki listem poleconym za potwierdzeniem odbioru za pośrednictwem Poczty Polskiej. Wszelkie odstępstwa od tej reguły będą miejscem, w którym prawnik będzie doszukiwał się uchybień. Miejmy nadzieję, że postępująca informatyzacja dotknie również ten obszar komunikacji, który sądy uznają za najbardziej pewny (który w rzeczywistości jest reliktem przeszłości).

Ostatnia sprawa, to zadbanie o odpowiednią kolejność czynności i klarowność oświadczenia. Próbując oszczędzić na czasie, niektórzy w jednym piśmie wzywają drugą stronę do zapłaty (stawiają wierzytelność w stan wymagalności) oraz dokonują potrącenia. Tak robić nie można. Najpierw trzeba postawić wierzytelność w stan wymagalności, a dopiero po upływie terminu złożyć oświadczenie o potrąceniu. Chyba że termin określicie „do czasu przeczytania tej strony” :) a na kolejnej złożycie oświadczenie o potrąceniu (żart!).
Jeżeli opieracie swoje roszczenie na wystawionej nocie obciążeniowej to warto zadbać o to, żeby oprócz wysyłania samej noty, na której jest wskazany termin do jej zapłaty, przesłać pismo, niejako przewodnie, stanowiące wezwanie do zapłaty kwoty, na którą opiewa nota. Może się wydawać to zbytnim rygoryzmem, ale im sytuacja jaśniejsza co do skuteczności wezwania tym lepiej.
***
Podsumowując, czasem warto się zatrzymać i zastanowić – każde słowo ma znaczenie. Od przedsiębiorcy wymaga się wyższej staranności niż od innych, gdyż z założenia jest „profesjonalistą”. Złożenie oświadczenia o potrąceniu może kojarzyć się z szybkim i skutecznym ucięciem roszczeń swojego kontrahenta, ale znacząco utrudnia też kwestionowania ich w procesie sądowym. W wielu przypadkach tego typu sprawy właśnie tam się kończą. Po drodze trzeba jeszcze zadbać o to, żeby to oświadczenie zostało złożone skutecznie. Jeżeli z jakichś względów sąd uzna (a tak się dzieje zaskakująco często), że były pewne braki i oświadczenie było nieskuteczne albo że to my nie wykazaliśmy swojej wierzytelności (jej podstawy i wysokości) to nie dość, że nie osiągamy zamierzonego efektu to jeszcze wywołujemy inny niepożądany - w postaci uznania roszczenia drugiej strony. Same złe wiadomości.
Stała współpraca gospodarcza, u której podstaw leży głębokie zaufanie, ale czasami również nadmierny optymizm, niesie za sobą niebezpieczeństwo objawiające się tym, że dużo spraw w ramach takiej współpracy jest załatwianych dość nieformalnie; strony zawiązują czasami nieformalnie porozumienia co do określonych spraw, inne załatwiają w sposób dorozumiany. Te wszystkie sytuacje to obszar dużej niepewności i jest szczególnie narażony na poddawanie w wątpliwość, kwestionowanie i różnice interpretacyjne. Warto zwracać uwagę czy nie odbiegamy czasem za daleko od tego co mówi umowa jak również to czy dysponujemy odpowiednim archiwum, które w razie czego pomoże wylegitymować się z historii współpracy. W innych przypadkach postępowanie dowodowe może być zwyczajnie męką.

adwokat Mariusz Stankiewicz,
wspólnik w Stępień Stankiewicz Kancelaria Adwokacka,
specjalizuje się w rozwiązywaniu sporów i prowadzeniu spraw sądowych, prowadzi blog: www.wdrodzewykladni.pl