Większość badanych na przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną potrzebuje maksymalnie trzy lata

Fot. Transcash.eu

Elektroniczna dokumentacja jest rozwiązaniem z kategorii „paper less” mniej popularnym wśród przedstawicieli sektora MŚP niż cyfrowy podpis. Jak wynika z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” –korzysta z niej tylko co dziesiąty przedsiębiorca, podczas gdy z e-podpisu – co piąty.
Wyraźna większość badanych (66%) na przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną potrzebuje maksymalnie trzy lata.

– Niezależnie od wielkości, większość uczestników sektora mikro, małych i średnich firm dąży do osiągnięcia cyfrowego standardu w dokumentacji w ciągu najbliższych trzech lat – mówi Wojciech Przybył, członek zarządu EFL. – To w połączeniu z otwartością na e-podpis i boty wskazuje na dużą gotowość MŚP na cyfryzację. Widzimy to w procesie ubiegania się firm o leasing – kanał zdalny jest coraz chętniej wybierany do załatwiania większości spraw związanych z ofertowaniem, podpisaniem umowy, a potem w czasie w czasie kontraktu. Dlatego w EFL kładziemy tak duży nacisk na automatyzację procesu sprzedaży leasingu. Wdrażanie e-podpisu, zdalnego podpisania umowy oraz elektronicznego obiegu dokumentów z klientem to pierwsze kroki. Teraz budujemy w pełni cyfrowe kanały sprzedaży w oparciu o rozwiązania selfservice, w przyszłości częściowo obsługiwane przez boty głosowe. W efekcie całe procesy odbywać się będą w kanale zdalnym z możliwością uzyskania wsparcia na każdym etapie, w dowolnym czasie i miejscu.
Cyfryzacja nie ominie dokumentacji firmowej. Choć w tym momencie w co dziesiątej firmie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, to większość badanych (66%) twierdzi, że przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną zajmie im maksymalnie trzy lata. Roku na cyfrową rewolucję „w papierach” potrzebuje 22% badanych MŚP, a od dwóch do trzech lat – 44%. Dosyć spora grupa zasadę „paper less” planuje wdrożyć w swoich organizacjach dopiero za pięć lat.
Hasło „paper less” częściej przyświeca najmłodszym przedsiębiorcom – co czwarta Zetka już przeszła w swojej firmie w pełni na dokumentację elektroniczną, podczas gdy wśród starszych kolegów tylko kilka procent (od 5% do 7%). Przedstawiciele tych pokoleń potrzebują więcej czasu na taką transformację. Najczęściej deklarują przejście na dokumentację elektroniczną w perspektywie 2-3 lat.
Im większa firma tym mniej elektronicznej dokumentacji. 18% mikro firm już jest za pan brat z e-dokumentami, podczas gdy wśród małych i średnich firm ten odsetek wynosi odpowiednio tylko 9% i 5%. Jednak w najbliższym czasie może to się zmienić. W ciągu roku „paper less” chce zostać 29% średnich firm i tylko 16% mikro i 19% małych. Z trzy lata na taki status chce zapracować ponad połowa średnich firm, 31% mikro i 44% małych.

Eksperci zwracają uwagę, że firmy dbając o wizerunek w oczach klientów, muszą równolegle automatyzować procesy obsługi. Działy IT będą coraz częściej, jeśli jeszcze nie są, częścią działów biznesowych. Tradycyjna obsługa biznesu będzie akceptowana jeszcze tylko przez chwilę.
– Z czasem automatyzacja oraz szybkie i zwinne reagowanie na otoczenie wejdzie na stałe do modeli biznesowych – mówi Magdalena Wilk, dyrektor Działu Handlowego, Asseco Data System. – Przykładem usprawniania procesów jest elektroniczny obieg dokumentów. W naszej firmie stosujemy tzw. zasadę paperless i obieg dokumentacji odbywa się „w sieci”. Tam, gdzie to możliwe, rezygnujemy z papieru. Dotyczy to dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych np. jeśli pracownik ma określoną potrzebę, to wnioski do przełożonego, działu HR czy administracji kieruje w formie elektronicznej. Korzystamy z naszego systemu, który obsługuje tego typu procesy. To bardzo dobry obszar do automatyzacji i optymalizacji w firmach małych i średnich z uwagi na ogromną oszczędność czasu oraz papieru.
Pełna wersja raportu „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” jest dostępna na stronie internetowej efl.pl.

Metodologia badania

Badanie ilościowe „Pod lupą” zostało zrealizowane przez ICAN Institute na zlecenie EFL S.A. z właścicielami, współwłaścicielami i osobami odpowiedzialnymi za finanse w segmencie firm MŚP z całego kraju, z różnych branż. W sumie zrealizowano 500 wywiadów: 20% stanowili przedsiębiorcy z pokolenia Z, 30% przedstawiciele pokolenia Y, tyle samo przedstawiciele pokolenia X oraz 20% reprezentanci generacji Baby Boomers. W raporcie zastosowano wnioskowanie dla MŚP w Polsce (dla czterech pokoleń, trzech wielkości firm i pięciu branż). Przygotowane w ten sposób dane pozwalają analizować i opisywać na poziomie całej populacji firm w Polsce. Badanie wykonano metodą telefonicznych ankiet (CATI) od 25 marca do 14 kwietnia 2021 roku.
Badanie jakościowe zostało zrealizowane w oparciu o scenariusz wywiadu. W badaniu brały udział osoby, które można nazwać liderami opinii – posiadające bogatą wiedzę dotyczące segmentu MŚP oraz branży leasingowej. W sumie przeprowadzono 21 wywiadów pogłębionych oraz analizę desk research.