Chodzi o kasę, a zatem cały „finansowy diabeł” tkwi w szczegółach! Niestety spotykamy się ze zbytnim uproszczeniem tematu na potrzeby newsów w mediach lub potocznych dyskusji. A przecież PREMIA to nie jest to samo co NAGRODA. Oba składniki są elementem wynagrodzenia i domyślnie oskładkowane, ale po zastosowaniu odpowiednich korekt, można podzielić każdy z nich na nagrody/premie oskładkowane i nieoskładkowane.

Co może być nieoskładkowane? (bez ZUS i/lub bez podatku)

Wynagrodzenie kierowcy, tak jak każdego pracownika zatrudnionego na etat, jest generalnie zawsze oskładkowane (czyli naliczane są składki ZUS oraz obliczana zaliczka na poczet podatku dochodowego). Składki ZUS są odprowadzane miesięcznie, podobnie jak zaliczki na podatek dochodowy. Ale o ile zaliczki ostatecznie weryfikuje podsumowanie roczne (PIT roczny) i ostateczny podatek i ulgi odlicza się na zeznaniu rocznym, to składki ZUS zależą i są odprowadzane za dany konkretny miesiąc, z konkretnego wynagrodzenia za dany miesiąc.
Dlatego mówi się, i jest to bardzo ważne, aby połączyć odpowiednio w „jedną wypłatę” nawet kilka przelewów w danym miesiącu. Chodzi o odpowiednie rozliczenie podstawy ZUS i podatku na jednej liście płac. W ten sposób określa się podstawę wymiaru składek ZUS i taką podstawę, wynikającą z udokumentowanego wynagrodzenia w danym miesiącu, analizuje się pod względem możliwości obniżenia jej z tytułu diet wirtualnych.
Aby zastosować przepis o obniżeniu podstawy wymiaru składek ZUS (czyli art. 21b Ustawy o czasie pracy kierowców – po zmianach pakietu mobilności), bierzemy pod uwagę łączny przychód uzyskany przez kierowcę, składający się z różnych składników na liście płac. W skrajnym (minimalnym) przypadku może to być kwota złożona ze stawki zasadniczej, np. 6.000 zł oraz wynagrodzenia za nadliczbowe, np. 1.000 zł. Wówczas obniżenie podstawy ZUS o wartość diet wirtualnych (np. 2.000 zł) spowoduje, że nieoZUSowane będzie wynagrodzenie za nadliczbowe (całe 1.000 zł) oraz dodatkowo 78 zł ze stawki zasadniczej. Jeśli stosujemy obniżanie podstawy ZUS, nie możemy jej obniżyć bardziej niż do wartości 5.922 zł brutto w 2022 roku.
WAŻNE! Jeśli wynagrodzenie kierowcy jest niższe niż 5.922, to nie wyrównuje się tej podstawy „w górę” i ZUS naliczany jest dokładnie od kwoty brutto jaką wypracował kierowca, np. jeśli kierowca otrzymuje 4.500 zł brutto, to nie działa mechanizm obniżania ani wyrównywania „w górę” – obliczamy wynagrodzenie bez żadnych obniżeń ZUS (stosuje się tylko obniżenie 30% wartości diet do podstawy opodatkowania).
Jeśli całe wynagrodzenie brutto kierowcy składa się z kilku składników, to w praktyce tylko od indywidualnego pomysłu i wiedzy osoby rozliczającej zależeć będzie kolejność składników w strukturze wynagrodzenia, np. (1)zasadnicze, (2)wynagrodzenie za dyżur, (3)ryczałt za pracę w nocy, (4)ryczałt za nadliczbowe, (5)dodatek zagraniczny, (6)premia, (7)nagroda.

Przykładowa struktura wynagrodzenia kierowcy w transporcie międzynarodowym, z podziałem na różne składniki

Co oznacza obniżenie ZUS / PIT dla kierowcy?

Obliczenie podstawy wymiaru składek ZUS polegające na zastosowaniu ulgi w postaci diet wirtualnych działa tylko wtedy, gdy kwota brutto wynagrodzenia jest na tyle wysoka, aby było co obniżać. Oznacza to, że nie stosujemy obniżania ZUS, gdy wynagrodzenie kierowcy jest na poziomie np. 3.500, 4.000 czy 5.500 zł brutto. W celu optymalizacji ZUS i Pakietu Mobilności należy doliczyć (wyrównać w górę) ogólne wynagrodzenie, tak aby przekroczyć wartość 5.922 zł brutto i dopiero wtedy zastosować mechanizmy obniżające.
Niektóre publikacje w mediach wskazują zbyt uproszczona metodę:
od łącznej kwoty brutto należy odjąć wartość diet wirtualnych, a następnie wyrównać ją do wartości minimalnej 5.922 zł.
Opis jest bardzo ogólnikowy, nieprecyzyjny. Jak widać, w konstrukcji takiego przekazu, niedoświadczona osoba rozliczająca lub kierowca, który nie musi się orientować w naliczaniu wymiaru składek ubezpieczeniowych, odczytają błędne sugestie:
- „kwotę podstawy do ZUS należy wyrównać do 5.922 zł” << nieprawda
- „minimalna kwota wynagrodzenia wynosi 5.922 zł” << nieprawda
- „od każdej kwoty wynagrodzenia odejmujemy diety wirtualne” << nieprawda
Dlatego bardzo ważne jest precyzyjne wyrażanie porad i sugestii w tej materii.

Kadrowe pozostawione same z problemem płac kierowców!

Wiele rozmów, jakie prowadzimy z kadrowymi i biurami rachunkowymi rozliczającymi firmy transportowe wskazuje, że znajomość wysokości kwoty netto do wypłaty oraz wartości diet wirtualnych w żaden sposób nie pomaga w prawidłowym obliczeniu wynagrodzenia brutto oraz składek ZUS i zaliczek na PIT. Gdyby nie to obniżanie ZUS, to naliczenie wartości brutto dla pracownika byłoby standardowe – czyli szybka metoda kilku prób generowanie kwoty brutto w programie płacowym. Ale w chwili, gdy metoda obliczania zmienia się w trakcie obliczania, to cały proces trwa znacznie dłużej i jest niedokładny.
Okazuje się, że sporo firm zaniedbało edukację swoich kadr lub ustalenia z biurami rachunkowymi – jak, po likwidacji diet zagranicznych po 2 lutego 2022 r., wyrównywać wynagrodzenie dla swoich kierowców. Część firm podniosła wynagrodzenia na umowie, inna grupa wprowadziła dodatkowe premie za pracę zagraniczną, a jeszcze inni zaczęli stosować nagrody. Najgorzej wybrali Ci, którzy „stare” diety zamienili na wypłaty „pod stołem” licząc, że opłacalnym jest takie ukrywanie wypłat, aby nie płacić ZUS. Analizy porównawcze jakie wykonujemy bezpłatnie >>Sprawdź, co u Ciebie się opłaca – zleć bezpłatne przeliczenie listy płac<< wskazują, że płacenie „w kopercie” czy „z bankomatu” wcale nie jest bardziej opłacalne podatkowo. A dochodzi do tego ryzyko szantażu lub problemów, gdy sytuacja wyjdzie na jaw.

Jak rozmawiać z kadrową, żeby stworzyła prawidłową listę płac kierowcy?
Odpowiedź: po ludzku! Konkretnie, ze zwróceniem uwagi – z czym mają problem kadrowe w przypadku płac kierowców.

Dobre zrozumienie tego, czego oczekuje kadrowa do wynagrodzenia pozwala przygotować tak ewidencję pracy kierowcy i takie obliczenia z firm rozliczających, że kadrowa rozlicza kierowcę jak zwykłego pracownika. Niektóre programy płacowe posiadają wbudowane mechanizmy dla kierowców, ale wszystkie bez wyjątku można w prosty sposób ustawić do prawidłowego obniżania ZUS o odpowiednią wartość diet wirtualnych.

Kadrowe nie wiedzą czym uzupełniać „brak” diet zagranicznych

Drugim efektem likwidacji diet (oprócz obniżania ZUS i PIT) jest potrzeba obliczania kwoty brutto z kwot netto obliczanych indywidualnie z kierowcą (dniówki netto, kilometrówki, „kółka”). Wiemy dokładnie, że takie metody są standardem, więc wychodzimy z konkretnymi pomysłami dla kadrowych. Najlepszym elementem wyrównującym stawkę wynagrodzenia do oczekiwanej kwoty są nagrody. Nie wpływają one na podstawę nadgodzin, można je swobodnie ustalać, wypłacać lub nie a w razie konfliktu – nie są one elementem roszczeniowym. Właściciel firmy transportowej ma dzięki takiej opcji sporo swobody i może się dowolnie umawiać ze swoimi kierowcami na własne metody naliczania „kasy”.
Pouczanie kadrowej, że „ma robić dobrze i to jej problem jak” – nie jest najlepszą metodą na wyjście z problemu. Są już wypracowane metody rozliczania, dopasowania dokumentów – wystarczy chcieć dostarczać prawidłowo przygotowane zestawienia. Obecnie branża już ma nowe standardy i na dokumentach wykazywane są: składniki brutto, odpowiedni podział na elementy obowiązkowe i składniki wyrównujące a dodatkowo są spójne z elementami listy płac jakie może każda kadrowa ustawić w programie płacowym.

Słowa mają znaczenie!

Nazwa składnika płacowego wpływa na inne elementy wynagrodzenia (wg przepisów i wyroków sądowych), dlatego nie należy stosować ich zamiennie, bo nie są one tożsame. Powyższa struktura wynagrodzeń może być zmienna – ale warto świadomie nazywać poszczególne elementy, aby spełniały one swoje zadanie i nie szkodziły ze względu na brak wiedzy o ich współzależnościach.

Autor: Mariusz Hendzel