Księgowość w firmach z branży TSL niesie za sobą wiele wyzwań. Złożoność krajowych przepisów podatkowych i celnych, konieczność prowadzenia ewidencji i raportowania czasu pracy kierowców, do tego dochodzą kwestie windykacji i controllingu.
– Tak duży zakres zadań zwiększa liczbę dokumentów i ryzyko błędów – mówi Dariusz Brzeziński, dyrektor Centrum BPO Meritoros.

● Działanie na papierowej dokumentacji w przypadku zróżnicowanych przepisów podatkowych, mnogości kontrahentów oraz złożonych operacji w przypadku transportu międzynarodowego utrudnia księgowym pracę;
● Firmy z branży TSL powinny usprawnić procesy wsparcia i administracyjne (tzw. back-office);
● Zlecając część działań w ramach outsourcingu firmy mogą zaoszczędzić środki, potrzebne na rozwój.

Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath Fot. AC Porath

Usprawnianie procesów back-office’owych

Ostatni rok dla branży TSL był niezwykle trudny. Stagnacja gospodarcza w Polsce i UE, skomplikowana sytuacja na granicy z Ukrainą, kolejne wymagania w transporcie do Wielkiej Brytanii i rosnąca konkurencja ze strony dużych firm europejskich spowodowały, że dużo firm zanotowało spadek obrotów. Organizacje branżowe alarmowały o kolejnych upadłościach mniejszych podmiotów.

W tej sytuacji firmy TSL muszą szukać oszczędności i usprawnienia procesów back-office’owych.
– Księgowość, która w tej branży jest niezwykle skomplikowana, to obszar, który idealnie nadaje się do outsourcingu. Bardzo szybko można w ten sposób nie tylko znaleźć oszczędności, ale i poprawić przepływy finansowe oraz wyeliminować kosztowne błędy – mówi Dariusz Brzeziński, dyrektor Centrum BPO Meritoros, kierujący w przeszłości centrum usług biznesowych dla Grupy OMIDA.

Firmy transportowe i logistyczne, działające na rynkach europejskich, muszą sprawnie poruszać się w gąszczu różnych krajowych przepisów podatkowych i celnych.
– Dodatkowo w branży standardem jest działanie na papierowych dokumentach, które często zostają dostarczone z opóźnieniem. To zwiększa ryzyko błędów – zaznacza Joanna Porath, prezeska agencji celnej AC Porath.
Przepisy Unijnego Kodeksu Celnego często odsyłają do przepisów krajowych państw członkowskich. Wysokość cła dla konkretnego kodu celnego będzie taka sama bez względu na to, czy wprowadzamy towar do obrotu w Polsce czy w innym kraju należącym do obszaru celnego UE. Różni się jednak poziom podatków w tych krajach.
– W zależności od potrzeb klienta, możemy zaoferować rozwiązania celne, które będą dla niego najkorzystniejsze, w zakresie jego cash flow – dodaje Joanna Porath. – Przykładem może być odprawa fiskalna w Niemczech lub Belgii. W tych krajach podatek jest niższy niż w niektórych krajach UE i odprawa fiskalna może okazać się bardziej korzystna dla odbiorcy. Z drugiej strony rozliczenia transgraniczne generują innego rodzaju ryzyko i zobowiązania, których istnienia importer musi być świadomy.

Dariusz Brzeziński, dyrektor zarządzający Centrum BPO Meritoros SA Fot. Meritoros SA

Nie tylko koszty są ważne

Dla firm efektywna wewnętrzna obsługa procesów celnych i księgowych jest droższa niż skorzystanie z usług zewnętrznych specjalistów.
– Ale nie tylko koszty są ważne – podkreśla Dariusz Brzeziński. Wskazuje, że nowoczesne firmy księgowe wdrożyły zautomatyzowane systemy wykrywania błędów, dzięki czemu zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa.
– Dzięki automatyzacji i digitalizacji procesów zwiększamy jakość procesów księgowych, skuteczniej prowadzimy działania controllingowe oraz efektywniej możemy prowadzić windykację zaległości – podkreśla ekspert Meritoros SA.
To wszystko wpływa na lepszy cashflow. W przypadku większej firmy mowa o oszczędnościach rzędu milionów złotych rocznie i poprawie przepływów finansowych o kilkanaście lub kilkadziesiąt milionów złotych.
– Jednak nawet mniejsze kwoty w przypadku branży, która operuje na marży 2-3 procent netto mogą być kluczowe – podkreśla Dariusz Brzeziński. (red)