Rozliczanie czasu pracy kierowców to jedno z najbardziej złożonych wyzwań w branży transportowej. Skomplikowane procedury rozliczania, zmienność przepisów unijnych, a także krajowych sprawiają, że firmy transportowe często nie są pewne, jak prawidłowo rozliczać kierowców. Wątpliwości przewoźników wzbudzają, m.in. odpoczynki pracowników, przewozy w załodze czy rozliczanie podróży służbowych.
Błędy w rozliczeniach czasu pracy kierowców wiążą się z surowymi karami, które mogą wynosić w Polsce nawet do 30 tysięcy złotych, a także narażają firmy na pozwy pracownicze. Aby się przed nimi zabezpieczać, coraz więcej firm w Polsce decyduje się przekazywać te najtrudniejsze i najbardziej odpowiedzialne zadania dotyczące rozliczeń – firmom zewnętrznym.

Duże ryzyko błędów ludzkich

Samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców może prowadzić do licznych pomyłek, które dla firmy będą kosztowne w skutkach. Przewoźnicy muszą zmierzyć się ze wszystkimi wymaganiami w zakresie poprawnej dokumentacji pracownika, a także poradzić sobie ze złożonością obliczeń, które obejmują różne rodzaje pracy, przerwy, odpoczynki, diety czy delegacje, co sprawia, że cały proces administracyjny jest bardzo skomplikowany. Z jakimi najczęściej trudnościami spotykają się firmy transportowe przy rozliczaniu kierowców zawodowych na własną rękę? Na to pytanie odpowiada Paulina Wołowiec, dyrektor procesu OCRK w Grupie Inelo, spółki należącej do Eurowag.

– W Inelo na co dzień w zakresie naszych usług rozliczamy kilkadziesiąt tysięcy kierowców i najczęstszym zjawiskiem jest nieznajomość wszystkich przepisów krajowych i unijnych lub błędna interpretacja – komentuje Paulina Wołowiec. – Ich złożoność sprawia, że od przewoźników wymaga się bycia na bieżąco ze wszystkimi zmianami w regulacjach i ciągłego aktualizowania dostępnej wiedzy. Powszechnie występującym problem są również błędy dotyczące analizy danych z tachografów czy niewłaściwe naliczanie wynagrodzenia kierowcy z pominięciem dodatków za nadgodziny, pracę nocną czy dyżury, które mogą doprowadzić do późniejszych nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem.

Paulina Wołowiec dodaje, że przewoźnicy równie często nie radzą sobie z realnym planowaniem pracy kierowców, a także nie reagują na naruszenia oraz nieświadomie narażają swój biznes na sankcje.

– Firmy transportowe mają również trudności z planowaniem pracy kierowców, które byłoby adekwatne do przepisów – podkreśla dyrektor. – Niestety zauważamy, że zdarzają się przedsiębiorcy, którzy planują pracę truckera niezgodnie z przepisami dotyczącymi odpoczynku i maksymalnego czasu jazdy lub nie uwzględniają w nim czasu niezbędnego na dojazd do miejsca rozpoczęcia pracy (np. z bazy do miejsca załadunku). Z kolei niewłaściwe reagowanie na naruszenia czasu pracy w postaci zwlekania z działaniem i niewprowadzenie środków naprawczych od razu zwiększa ryzyko kontroli i kar i jednocześnie obniża efektywność operacyjną firmy.

Dlaczego outsourcing ma sens?

Głównym powodem, dla którego przewoźnicy sięgają po outsourcing, jest w skomplikowanie procesu rozliczania czasu pracy. Analiza danych z tachografów, naliczanie diet, wynagrodzeń i świadczeń to zadania wymagające wiedzy i zaawansowanych narzędzi. Nawet niewielkie uchybienia mogą prowadzić do poważnych problemów prawnych i zwiększają ryzyko utraty dobrej reputacji. To właśnie tutaj outsourcing okazuje się rozwiązaniem, które eliminuje wiele potencjalnych trudności.

– Cyfryzacja transportu sprawiła, że firmy muszą inwestować w technologie, takie jak oprogramowanie do analizy czasu pracy kierowców, typu 4Trans czy w inne systemy do zarządzania flotą – zaznacza Paulina Wołowiec. – Outsourcing nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale także pozwala przewoźnikom skupić się na kluczowej działalności operacyjnej. Dodatkowo nasi eksperci z OCRK mają najbardziej aktualną wiedzę na temat przepisów i pomogą przewoźnikom wypracować najlepsze praktyki prowadzenia działalności i prawidłowego rozliczania kierowców.

Na jakie wsparcie można liczyć?

Standardowy zakres obejmuje chociażby dokładną analizę czasu pracy w postaci wykrywania naruszeń i rekomendacji zmian, które pomagają zminimalizować ryzyko kar, rozliczanie wynagrodzeń, gdzie uwzględniane są wszelkie dodatki, ulgi i delegacje. To zapewnia z kolei zgodność z przepisami krajowymi i międzynarodowymi. Do jeszcze innych zadań Inelo w tym zakresie możemy zaliczyć wsparcie prawne, za sprawą monitorowania zmian w przepisach i ich prawidłowego stosowania w praktyce, pomoc w trakcie kontroli - reprezentowanie klienta przed instytucjami kontrolnymi oraz przygotowanie niezbędnej dokumentacji, czy też szeroko pojęte doradztwo operacyjne, czyli wsparcie w optymalizacji procesów zarządzania czasem pracy i flotą.

Jak zatem widzimy, korzystając z outsourcingu, firmy w dużej mierze minimalizują ryzyko błędów, oszczędzają czas i zasoby, a także zyskują wsparcie w sytuacjach kryzysowych. To nie tylko oszczędność, ale także inwestycja w profesjonalizm i bezpieczeństwo operacyjne.

Ile to kosztuje?

Koszty outsourcingu zależą w dużej mierze od wielkości floty i zakresu usług, jednak w dłuższej perspektywie są dużo niższe niż utrzymywanie własnego zespołu specjalistów. Co więcej, firmy korzystające z profesjonalnego wsparcia notują mniej naruszeń i unikają kosztów wynikających z kar czy roszczeń pracowniczych. Eksperci w tym zakresie pomagają również identyfikować obszary, w których można generować oszczędności, na przykład poprzez optymalizację składników wynagrodzeń, poprawę organizacji pracy czy redukcję kosztów administracyjnych.

Outsourcing to też sposób na zwiększenie zadowolenia kierowców. Precyzyjne rozliczenia, terminowe wynagrodzenia i wsparcie w rozwiązywaniu potencjalnych problemów wpływają na poprawę relacji pracodawca-pracownik, co w trudnych czasach ma kluczowe znaczenie dla utrzymania stabilności zespołu. (red)